Was bedeutet Software as a Service?
Wenn Informationen an jedem Ort und zu jeder Zeit zur Verfügung stehen sollen, dann bietet sich die Nutzung einer Software in einer Cloud an. Die Daten werden auf einem zentralen Server gespeichert und über ein Netzwerk an die Endgeräte verteilt. Dieses Vorgehen benötigt eine leistungsstarke IT-Infrastruktur, die von einem SaaS-Anbieter dem Nutzer gegen ein Entgeld zur Verfügung gestellt wird. Im Idealfall hostet der Anbieter seine Software in einem sicheren Rechenzentrum auf hoch verfügbaren Servern und verteilt die Daten verschlüsselt über das Internet.
Für ein Unternehmen werden dadurch ganz neue Nutzungsmöglichkeiten erschlossen. Ganz leicht können nun Mitarbeiter aus dem Homeoffice arbeiten oder Informationen mit der Filiale ausgetauscht werden. Neben der Buchung der SaaS-Lösung wird nur eine Internetverbindung und ein geeignetes Endgerät (PC, Tablet oder Smartphone) benötigt.
Dieses System ist nicht nur mobil sondern auch sehr flexibel. Neue Benutzer sind schnell hinzugefügt und man bezahlt nur das, was man auch wirklich benötigt. Die IT-Kosten werden dadurch sehr transparent und planbar.
Anwendungsmöglichkeiten
Homeoffice
Idealerweise stehen den Mitarbeitern im Homeoffice dieselben Informationen zur Verfügung, wie im Büro. Dazu wird nicht nur ein Netzwerk benötigt. Auch die verschiedenen Anwendungen müssen in der Lage sein, ihre Daten zu verteilen und den Zugriff über mobile Geräte zuzulassen.
Für die Arbeit im Homeoffice ist eine SaaS-Lösung ideal. Der Mitarbeiter verfügt immer, egal ob im Office oder Homeoffice, über seine gleiche, gewohnte Benutzeroberfläche und kann somit an jedem Ort effizient Arbeiten.
Außendienst
Bei der Arbeit im Außendienst ist neben der Arbeit im Homeoffice auch die Mobilität der Daten wichtig. Nicht immer ist unterwegs das Internet verfügbar. Hier ist es notwendig, dass auch offline gearbeitet werden kann. Spezielle Datenbanken speichern die Informationen auf dem Endgerät und synchronisieren dann, wenn das Mobilgerät wieder online ist.
Funklöcher oder schlechte Datenleitungen spielen dann keine große Rolle mehr.
Störungsmanagement
Jede Betriebsstörung kostet Zeit und Geld. Je schneller sie behoben wird, desto besser ist das für das Unternehmen.
Eine schnelle Behebung setzt allerdings auch eine frühzeitige Erkennung voraus. Mobile Datenbanken können dazu genutzt werden, an jeder Stelle im Betrieb Informationen über Störungen aufzunehmen und an die entsprechende Stelle weiter zu leiten.
Ein Beispiel: Wird von einem Mitarbeiter in der Produktion eine Leckage entdeckt, so kann er mit seinem Smartphone ein Foto und eine Beschreibung dieser Störung direkt in der Datenbank speichern. Dem zuständigen Mitarbeiter wird diese Information dann sofort in seiner ToDo-Liste angezeigt und er kann zeitnah reagieren.
Lager-Management
Auch in der Lagerverwaltung kann eine mobile Datenbank effizient eingesetzt werden. Lagerbestände können überall und zu jeder Zeit abgefragt werden. Über spezielle Schnittstellen (Rest-API’s) können sogar den Kunden ausgewählte Informationen über Lagerbestände für Lieferzeiten zur Verfügung gestellt werden. Über diese API’s werden dann auch Bestellung bei den Lieferanten abgewickelt. Ein freigegebener Lieferschein erhöht dann automatisch den Bestand im Lager.
Natürlich benötigt ein Datenaustausch immer zwei Mitspieler. Zur Erstellung einer Rest-API muss auch immer die Gegenseite über die benötigten Ressourcen verfügen. In den letzten Jahren hat sich die Schnittstellenbeschreibung der Rest (Representational State Transfer) – API (Applikation Programming Interface) zum internationalen Standard in Bezug auf den Datenaustausch gemausert. Dazu wird das weit verbreitete HTML-Format benutzt, welches heute über alle Web-Dienste bereit gestellt wird . Die Chance, einen Mitspieler zu finden ist also mittlerweile ziemlich groß. Dennoch muss jede Schnittstelle individuell beschrieben werden. Plattformen wie Zapier oder Integromat können dabei helfen, müssen aber auch gepflegt und bezahlt werden.
Selbst die permanente Inventur ist mit mobilen Geräten unkompliziert zu realisieren. Immer, wenn es passt, meldet ein Mitarbeiter aus dem Lager den Bestand eines Artikels mit seinem Smartphone. So können die Ist-Bestände oft mit den Soll-Beständen abgeglichen werden und Fehlbestände gehören dann der Vergangenheit an.
Filialbetrieb
Eine Vielzahl von Informationen müssen in einem Filialbetrieb zwischen der Zentrale und den Filialen ausgetauscht werden. Der Einsatz einer Cloud basierten Datenbank eines SaaS-Anbieters garantiert hier den schnellen und sicheren Datenaustausch. Wenn zusätzlich auf benutzerfreundliche Applikationen zurückgegriffen wird, hält sich der Schulungsaufwand der Mitarbeiter in den Filialen in Grenzen. Die von den Filialen in die Datenbank eingepflegten Informationen sind sofort in der Zentrale verfügbar und können ausgewertet oder weiterverarbeitet werden.
Grundsätzlich können alle Arten von Informationen auf diese Weise ausgetauscht werden. Angefangen von Bestellungen über Bestandsdaten bis zu den Personaldaten wie Urlaubs- oder Krankmeldungen ist alles möglich. Selbst Bewegungsdaten von Maschinen oder Sensoren können in einer solchen Datenbank gespeichert und an anderen Orten ausgewertet werden.