Migration von Microsoft Access zu Ninox

Eine Industrievertretung wird digital!

Im Jahre 2009 erstellten wir für ein Essener Ingenieurbüro eine maßgeschneiderte CRM-Lösung auf Basis von Microsoft Access. Es entwickelte sich ein umfangreiches System, welches neben einer komfortablen Kunden- und Terminverwaltung auch über ein weitgehend automatisiertes Dokumentenmanagementsystem verfügte.

Der Kunde war sehr zufrieden. Im Laufe der Jahre nahmen die Daten, die in dieses System flossen, immer mehr zu. Wir automatisierten die zu importierenden Daten über Excel-Makros, sodass sich der Aufwand in Grenzen hielt.

Doch als dann im Jahre 2017 der Wunsch entstand, den Außendienstmitarbeitern ein Home-Office zur Verfügung zu stellen, musste ein neues System her. Die Migration zu einem serverbasierten System kam wegen des hohen administrativen Aufwandes nicht in Frage. Wir brauchten eine Cloud-Lösung. So kamen wir auf Ninox. Vom ersten Moment an hatten wir ein gutes Gefühl, das uns bis heute nicht verlassen hat.

Innerhalb von 6 Wochen migrierten wir die komplette Access-Datenbank mit 56 Tabellen, 143 Abfragen, 64 Formularen, 23 Berichten, 57 Klassenobjekten und 10 Modulen zu Ninox. Man kann es kaum glauben, aber in Ninox haben wir jetzt nur noch 19 Tabellen, 53 Ansichten und ungefähr ein halbes Dutzend Berichte. Wir überlegten wirklich, ob wir nicht etwas Wesentliches vergessen hatten. Nein, hatten wir nicht. Alle benötigten Informationen sind in der neuen Datenbank vorhanden und für alle Mitarbeiter übersichtlich und schnell zugänglich.

Ninox ist es gelungen, die Bedienung der Ansichten und Abfragen so einfach zu gestalten, dass jeder Mitarbeiter sich seine Informationen selber aus der Datenbank zusammenstellen kann. Somit entfällt das Programmieren aufwendiger Abfragen, Listen und Reports und die Datenbank passt sich dem Arbeitsablauf der Mitarbeiter automatisch an. Im Zuge der Umstellung auf Ninox entstand so ein ganz neuer Workflow, der in vielen Bereichen des Betriebes Synergien nutzte und damit den Pflegeaufwand des Systems erheblich reduzierte.