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Digitale Langzeitarchivierung



GoBD: Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff

Mit dem BMF-Schreiben vom 14.11.2014 hat das Bundesministerium für Finanzen die neue GoBD veröffentlicht. Sie ersetzt die bisher gültige GDPdU.
In dieser Verordnung ist unter anderem die digitale Langzeitarchivierung nun rechtssicher beschrieben. Folgende Punkte sind dabei wesentlich:

1. Elektronisch erzeugte und empfangene Belege müssen elektronisch archiviert werden

"Sind aufzeichnungs- und aufbewahrungspflichtige Daten, Datensätze, elektronische Dokumente und elektronische Unterlagen im Unternehmen entstanden oder dort eingegangen, sind
sie auch in dieser Form aufzubewahren und dürfen vor Ablauf der Aufbewahrungsfrist nicht gelöscht werden. Sie dürfen daher nicht mehr ausschließlich in ausgedruckter Form aufbewahrt
werden und müssen für die Dauer der Aufbewahrungsfrist unveränderbar erhalten bleiben (z. B. per E-Mail eingegangene Rechnung im PDF-Format oder eingescannte Papierbelege)."

Hier haben wir eine On-Board-Lösung mit Microsoft-Office-Produkten entwickelt. Sie ist kostengünstig, da die Programme meist schon im Unternehmen vorhanden sind. Zusätzlich
unterstützt MS-Office die gängigen Formate, so wie es das Finanzministerium verlangt.

2. Aufzeichnung der Geschäftsvorfälle in zeitlicher Reihenfolge und in sachlicher Ordnung

Sie erhalten nach erfolgreicher Installation unserer Archivierungslösung eine umfassende Verfahrensdokumentation. Sie dient Ihnen und Ihren Mitarbeitern als Arbeits-, und der Finanzverwaltung
als Prüfgrundlage und bedient damit die GoBD nach 10.1.

3. Aufbewahrungspflichten und Datenträgerüberlassung

"Die Finanzbehörde kann ferner verlangen, dass ihr die aufzeichnungs- und aufbewahrungspflichtigen Daten, einschließlich der jeweiligen Meta-, Stamm- und Bewegungsdaten sowie der internen
und externen Verknüpfungen (z. B. zwischen den Tabellen einer relationalen Datenbank), und elektronische Dokumente und Unterlagen auf einem maschinell lesbaren und auswertbaren Datenträger
zur Auswertung überlassen werden."

Durch eine intelligente Struktur in der Archivierung ist es jederzeit möglich, die angeforderten Daten als Ordner an die Finanzverwaltung zu übergeben.

Wenn gewünscht, kann auch dem Steuerberater ein entsprechender Ordner zur Verfügung gestellt werden. Eine Sicherung Ihrer Daten kann auf einem externen Datenträger oder in einer
sicheren, verschlüsselten Cloud durchgeführt werden.

3. Datensicherheit

"Der Steuerpflichtige hat sein DV-System gegen Verlust (z. B. Unauffindbarkeit, Vernichtung, Untergang und Diebstahl) zu sichern und gegen unberechtigte Eingaben und Veränderungen
(z. B. durch Zugangs- und Zugriffskontrollen) zu schützen."

In dieser Frage werden wir Sie umfassend über die derzeitigen Möglichkeiten informieren, sodass Sie Ihre Entscheidungen gut informiert treffen können.
Natürlich unterstützen wir Sie bei der Implementierung.

4. Verantwortlichkeiten

"Für die Ordnungsmäßigkeit elektronischer Bücher und sonst erforderlicher elektroni-scher Aufzeichnungen im Sinne der Rzn. 3 bis 5, einschließlich der eingesetzten Verfahren,
ist allein der Steuerpflichtige verantwortlich. Dies gilt auch bei einer teilweisen oder vollständigen organisatorischen und technischen Auslagerung von Buchführungs-
und Aufzeichnungsaufgaben auf Dritte (z. B. Steuerberater oder Rechenzentrum)."

Jedes Unternehmen ist anders! Wir erarbeiten für Sie die ideale Lösung zur Archivierung Ihrer elektronischen Dokumente und behalten dabei immer die Bestimmungen des Gesetzgebers im Auge.